Quản lý thời gian, một cách để làm giàu

Đừng sa đà vào những buổi họp vô bổ, biết phân việc cho cấp dưới, lập kế hoạch và đề ra được mục tiêu cụ thể cho mình là những điều đơn giản mà các nhà quản trị có thể làm ngay để giành lại thời gian cho mình.
“Thủ phạm” gây lãng phí thời gian

Khi các diễn giả vừa xong phần thuyết trình, giám đốc một tổng công ty quốc doanh thuộc loại có tầm cỡ đã giơ tay xin được phát biểu ngay. Không phải vì ông rất quan tâm đến các vấn đề được trình bày mà chỉ đơn giản vì quá bận rộn nên ông phải “tranh thủ đóng góp ý kiến trước để còn ra sân bay cho kịp giờ đi họp tại Hà Nội”.

Trước một cử tọa đang tham dự buổi hội thảo bàn về vấn đề quản lý ở doanh nghiệp, vị tổng giám đốc nói như tâm sự rằng đã từ lâu mình không còn khả năng đeo đuổi những chiến lược và kế hoạch đã ấp ủ. Ngay như buổi hội thảo ngày hôm đó, dù nội dung gợi được nhiều ý hay cho một nhà quản lý, ông cũng không thể nào tham gia trọn vẹn. Lý do cũng rất đơn giản: Ông không có thời gian.

Một năm có khoảng 260 ngày làm việc thì tổng công ty ông phải tiếp 1.700 đoàn khách nước ngoài và 1.800 đoàn khách trong nước. Ông phải dự khoảng một nửa các cuộc thăm viếng đó vì mọi người cần sự hiện diện của ông. Điều đó cũng có nghĩa là mỗi ngày ông phải tiếp trên năm đoàn khách, chưa kể các cuộc họp ở nội bộ tổng công ty hay với các nơi khác.

Ngoài chức vụ tổng giám đốc, ông còn là chủ tịch hội đồng quản trị của 15 công ty trực thuộc, kiêm bí thư đảng ủy. Trong một guồng máy tổ chức như thế, ông nói rằng mình không thể chủ động được giờ giấc. Thời gian làm việc và nghỉ ngơi mỗi ngày của ông phụ thuộc hoàn toàn vào lịch họp.

Các cuộc họp kéo dài chính là thủ phạm đã lấy mất thời gian làm việc của vị tổng giám đốc nọ, và làm cho ông mệt mỏi. Nhưng trớ trêu là suốt nhiều năm qua ông đã không nhận ra rằng một nhà lãnh đạo không biết cách quản lý thời gian của mình cũng chính là “kẻ chủ mưu” đánh cắp thời gian của bản thân và của cả doanh nghiệp.

Nếu phải trả lời câu hỏi: “Đâu là những việc làm lãng phí thời gian nhất của bạn nơi công sở?”, chắc chắn những việc được nhiều người kể ra nhất sẽ gồm các cuộc điện thoại kéo dài, phải bận rộn hồi đáp hàng tá e-mail, trong đó có cả việc tư lẫn việc công, tán gẫu với đồng nghiệp trong phòng, tham gia những cuộc họp kéo dài hàng giờ đồng hồ nhưng chẳng mang lại hiệu quả cho công việc…

Tuy vậy, danh sách “thủ phạm” vừa liệt kê ở đây vẫn còn chưa đủ. Nếu không biết cách giao việc cho cấp dưới và quản lý bản thân bằng một kế hoạch rõ ràng, chắc chắn nhà quản lý sẽ bị nhấn chìm trong biển công việc.
Biết cách quản lý bản thân

Làm giám đốc một công ty dịch vụ mới được hai năm mà bạn bè nào gặp lại Minh Phương cũng chê: “Làm gì mà mau già quá vậy”. Còn chị chỉ có một câu giải thích duy nhất là: “Tại bận quá”.

Quả thật, từ khi làm giám đốc, lúc nào chị cũng có cảm giác bị ngập trong công việc dù công ty chỉ mới có 25 nhân viên. Minh Phương không có phòng làm việc riêng, không gian làm việc trong công ty của chị là không gian mở, nhờ đó chị có lợi thế là có thể để mắt quán xuyến hết các nhân viên.

Thế nhưng lợi thế vừa kể này lại chính là một trong các “thủ phạm” đánh cắp thời gian làm việc của chị. Trong ngày, bất cứ lúc nào giám đốc cũng có thể bị làm gián đoạn công việc vì những câu lịch sự đại loại như “chị cho em gặp vài phút”.

Và thường thì những cuộc gặp như vậy kéo dài có khi đến cả hai chục phút, giám đốc sa đà vào từng sự vụ của cấp dưới thay vì chỉ cần gợi ra hướng giải quyết. Từ việc nhỏ đến việc lớn, nhân viên đều tìm giám đốc để hỏi ý kiến.

Do không biết cách giao việc và phân quyền cho cấp dưới nên dù đã làm việc ở văn phòng đến 10 tiếng/ngày, công việc vẫn theo chị về nhà và đôi khi ám ảnh cả trong giấc ngủ. Tuy nhiên, nhìn ở một góc độ khác, Minh Phương bị căng thẳng vì áp lực thời gian còn do chị không biết cách tổ chức thời gian cho chính mình.

Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc Ngân hàng HSBC Việt Nam, Alain Cany cho biết quan điểm sống của ông là càng làm cho mình bận rộn, càng làm được nhiều việc. Ông là mẫu người không bao giờ chấp nhận cách trả lời “tôi bận quá” để biện minh cho sự trễ nải trong công việc hay từ chối nhận thêm việc mới.

“Nếu mỗi buổi sáng thức dậy bạn nghĩ chỉ có một việc để làm thì suốt cả ngày bạn chỉ làm việc đó. Nhưng nếu làm cho mình bận rộn và nghĩ rằng mình có thể làm được, chắc chắn bạn sẽ phải tổ chức lại cách làm việc, lập thứ tự ưu tiên cho từng việc để tìm ra thời gian cho chính mình”, ông nói.

Kinh nghiệm của Alain Cany là đều đặn suốt mấy chục năm nay, mỗi buổi tối ông đều có thói quen lên chương trình làm việc chi tiết cho ngày hôm sau. Buổi sáng, trong khoảng 20 phút từ nhà đến chỗ làm là thời gian ông làm việc qua điện thoại. Và ông là người luôn giữ nguyên tắc chỉ trả lời những cuộc điện thoại nhỡ trong ngày vào khoảng thời gian ngồi trên xe.

Một nhà quản lý không biết sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng công việc, hậu quả thường gặp nhất là những việc lặt vặt không cần thiết lại chiếm quá nhiều thời gian, trong khi những việc quan trọng, cần thiết thì lại không đủ thời gian để làm.

Thanh Hồng, trưởng phòng kinh doanh của một doanh nghiệp, cho biết từ hai tháng nay chị đã thoát được áp lực về doanh số và không còn cảm giác phải làm việc đơn độc. Bí quyết của chị là buộc các nhân viên bán hàng vào cuối mỗi ngày nộp lịch làm việc của ngày hôm sau cho chị.

Ở cương vị quản lý, mỗi ngày chị biết được nhân viên của mình đi giao dịch ở những đâu, những khách hàng nào họ đang tiếp cận, những việc nào họ đang làm dở dang phải để lại ngày kế tiếp… Cũng nhờ vào đây mà chị có thể kịp thời điều chỉnh chỉ tiêu doanh số cho nhân viên dưới quyền cũng như tăng hoặc giảm các chi phí giao tế, trợ cấp đi lại cho hợp lý hơn…
Về phía nhân viên, cuối mỗi ngày dù chỉ mất 15 phút để lên lịch làm việc, nhưng đổi lại họ đã có thể tự theo dõi công việc của mình cũng như tự lập ra các kế hoạch ngắn hạn. Và quan trọng hơn là mỗi sáng họ không còn đến công ty với cái đầu trống rỗng để rồi phải mất cả giờ đồng hồ khởi động công việc như trước.

Nguồn: kinhdoanh.com

Thời gian là tất cả

Tất cả mọi người, ai cũng chỉ có 168 giờ 1 tuần và 8736 giờ một năm. Trong khi chẳng thể có 25 giờ/ngày thì vẫn có nhiều cách để 24 giờ/ngày trở nên hiệu quả hơn, có ích hơn.

Lập kế hoạch làm việc học tập cho ngày mai ngay hôm nay. Nếu bạn không đợi cho đến khi đến văn phòng rồi mới lên kế hoạch cho ngày làm việc của mình, bạn sẽ tiến xa được hơn thế.

Hãy lập bản danh sách những việc cần làm từ tối hôm trước. Việc quan trọng nhất nên được ưu tiên đứng đầu danh sách. Ngay sau đó là việc quan trọng thứ 2…Hãy sắp xếp các công việc của bạn theo mức độ quan trọng giảm dần. Nhờ đó mà bạn sẽ dễ dàng hoàn thành cộng việc hơn. Dù việc này nghe có vẻ đơn giản, nhưng có rất ít người thực hiện mà thường quyết định bắt tay vào những nhiệm vụ dễ dàng hơn chứ không nhất thiết phải là quan trọng nhất.

Đừng cố nhớ những công việc cần làm. Bạn nên nhớ rằng một cây bút có thể làm được nhiều việc hơn là bạn tưởng. Hãy tạo thói quen liệt kê những việc mà bạn cần làm và dành trí nhớ của mình cho những công việc mang tính bao quát hơn.

Ngủ. Bạn có thể có một bản danh sách lớn các việc cần làm vào ngày mai song nếu bạn mệt mỏi thì hiệu quả công việc sẽ bị ảnh hưởng không có lợi. Vì thế hãy sắp xếp để có đủ thời gian cho giấc ngủ.

Dành thời gian nghỉ sau bữa trưa. Sau nhiều giờ làm việc, bạn sẽ bắt đầu cảm thấy mệt mỏi. Cho dù chúng ta có thể làm việc suốt buổi trưa mà vẫn đạt hiệu quả tốt, nhưng điều đó không phải là sự lựa chọn tối ưu. Vấn đề quan trọng là bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nhiều đến nhường nào. Vì thế nếu bạn dành thời gian nghỉ trưa, thậm chí dù chỉ 15 phút cũng là cho mình cơ hội để nạp đầy năng lượng để giải quyết công việc buổi chiều một cách hiệu quả hơn.

Tại sao phải đợi?

Trong số những điều khiến chúng ta thất bại, điều rõ ràng nhất chính là sự chần chừ. Những người chần chừ hay làm hỏng chính công việc của họ. Họ hay gặp nhiều trở ngại trên con đường của chính mình. Họ thậm chí chọn sai con đường và làm tổn hại đến chính danh tiếng của mình. Vấn đề này dường như do bản thân họ gây ra.

Tính chần chừ không phải tự nhiên sinh ra mà được hình thành từ hoàn cảnh. Sự chần chừ được tạo ra dưới hoàn cảnh gia đình song không phải do ảnh hưởng trực tiếp. Đó là sự phản ứng đối với những bậc cha mẹ độc đoán. Sự khắt khe và giáo dục của người cha khiến con họ ít phát triển khả năng tự điều chỉnh bản thân cũng như khả năng tiếp thu các định hướng của chính mình và sau đó là việc học cách thực hiện chúng. Sự chần chừ thậm chí có thể trở thành một dạng của sự nổi loạn vốn chỉ được hình thành trong những hoàn cảnh tương tự.

Những người hay chần chừ thường không mấy năng động; họ chỉ cảm thấy rằng họ đang trở nên năng động hơn mà thôi

Bạn có muốn tránh các cuộc gọi quảng cáo, tiếp thị khi bạn đang dùng bữa? Thật đơn giản. Không nhận bất kỳ cuộc gọi nào trong thời gian đó. Nếu đó là cuộc gọi quan trọng, họ sẽ để lại lời nhắn và gọi lại cho bạn sau

Nguồn: kinhdoanh.com

Kẻ cắp thời gian

Đừng sa đà vào những buổi họp vô bổ, biết phân việc cho cấp dưới, lập kế hoạch và đề ra được mục tiêu cụ thể cho mình là những điều đơn giản mà các nhà quản trị có thể làm ngay để giành lại thời gian cho mình.

Khi các diễn giả vừa xong phần thuyết trình, giám đốc một tổng công ty quốc doanh thuộc loại có tầm cỡ đã giơ tay xin được phát biểu ngay. Không phải vì ông rất quan tâm đến các vấn đề được trình bày mà chỉ đơn giản vì quá bận rộn nên ông phải “tranh thủ đóng góp ý kiến trước để còn ra sân bay cho kịp giờ đi họp tại Hà Nội”.

Trước một cử tọa đang tham dự buổi hội thảo bàn về vấn đề quản lý ở doanh nghiệp, vị tổng giám đốc nói như tâm sự rằng đã từ lâu mình không còn khả năng đeo đuổi những chiến lược và kế hoạch đã ấp ủ. Ngay như buổi hội thảo ngày hôm đó, dù nội dung gợi được nhiều ý hay cho một nhà quản lý, ông cũng không thể nào tham gia trọn vẹn. Lý do cũng rất đơn giản: Ông không có thời gian.

Một năm có khoảng 260 ngày làm việc thì tổng công ty ông phải tiếp 1.700 đoàn khách nước ngoài và 1.800 đoàn khách trong nước. Ông phải dự khoảng một nửa các cuộc thăm viếng đó vì mọi người cần sự hiện diện của ông. Điều đó cũng có nghĩa là mỗi ngày ông phải tiếp trên năm đoàn khách, chưa kể các cuộc họp ở nội bộ tổng công ty hay với các nơi khác. Ngoài chức vụ tổng giám đốc, ông còn là chủ tịch hội đồng quản trị của 15 công ty trực thuộc, kiêm bí thư đảng ủy. Trong một guồng máy tổ chức như thế, ông nói rằng mình không thể chủ động được giờ giấc. Thời gian làm việc và nghỉ ngơi mỗi ngày của ông phụ thuộc hoàn toàn vào lịch họp.

Các cuộc họp kéo dài chính là thủ phạm đã lấy mất thời gian làm việc của vị tổng giám đốc nọ, và làm cho ông mệt mỏi. Nhưng trớ trêu là suốt nhiều năm qua ông đã không nhận ra rằng một nhà lãnh đạo không biết cách quản lý thời gian của mình cũng chính là “kẻ chủ mưu” đánh cắp thời gian của bản thân và của cả doanh nghiệp.

Nếu phải trả lời câu hỏi: “Đâu là những việc làm lãng phí thời gian nhất của bạn nơi công sở?”, chắc chắn những việc được nhiều người kể ra nhất sẽ gồm các cuộc điện thoại kéo dài, phải bận rộn hồi đáp hàng tá e-mail, trong đó có cả việc tư lẫn việc công, tán gẫu với đồng nghiệp trong phòng, tham gia những cuộc họp kéo dài hàng giờ đồng hồ nhưng chẳng mang lại hiệu quả cho công việc…

Tuy vậy, danh sách “thủ phạm” vừa liệt kê ở đây vẫn còn chưa đủ. Nếu không biết cách giao việc cho cấp dưới và quản lý bản thân bằng một kế hoạch rõ ràng, chắc chắn nhà quản lý sẽ bị nhấn chìm trong biển công việc.

Biết cách quản lý bản thân

Làm giám đốc một công ty dịch vụ mới được hai năm mà bạn bè nào gặp lại Minh Phương cũng chê: “Làm gì mà mau già quá vậy”. Còn chị chỉ có một câu giải thích duy nhất là: “Tại bận quá”.

Quả thật, từ khi làm giám đốc, lúc nào chị cũng có cảm giác bị ngập trong công việc dù công ty chỉ mới có 25 nhân viên. Minh Phương không có phòng làm việc riêng, không gian làm việc trong công ty của chị là không gian mở, nhờ đó chị có lợi thế là có thể để mắt quán xuyến hết các nhân viên.

Thế nhưng lợi thế vừa kể này lại chính là một trong các “thủ phạm” đánh cắp thời gian làm việc của chị. Trong ngày, bất cứ lúc nào giám đốc cũng có thể bị làm gián đoạn công việc vì những câu lịch sự đại loại như “chị cho em gặp vài phút”. Và thường thì những cuộc gặp như vậy kéo dài có khi đến cả hai chục phút, giám đốc sa đà vào từng sự vụ của cấp dưới thay vì chỉ cần gợi ra hướng giải quyết. Từ việc nhỏ đến việc lớn, nhân viên đều tìm giám đốc để hỏi ý kiến.

Do không biết cách giao việc và phân quyền cho cấp dưới nên dù đã làm việc ở văn phòng đến 10 tiếng/ngày, công việc vẫn theo chị về nhà và đôi khi ám ảnh cả trong giấc ngủ. Tuy nhiên, nhìn ở một góc độ khác, Minh Phương bị căng thẳng vì áp lực thời gian còn do chị không biết cách tổ chức thời gian cho chính mình.

Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc Ngân hàng HSBC Việt Nam, Alain Cany cho biết quan điểm sống của ông là càng làm cho mình bận rộn, càng làm được nhiều việc. Ông là mẫu người không bao giờ chấp nhận cách trả lời “tôi bận quá” để biện minh cho sự trễ nải trong công việc hay từ chối nhận thêm việc mới.

“Nếu mỗi buổi sáng thức dậy bạn nghĩ chỉ có một việc để làm thì suốt cả ngày bạn chỉ làm việc đó. Nhưng nếu làm cho mình bận rộn và nghĩ rằng mình có thể làm được, chắc chắn bạn sẽ phải tổ chức lại cách làm việc, lập thứ tự ưu tiên cho từng việc để tìm ra thời gian cho chính mình”, ông nói.

Kinh nghiệm của Alain Cany là đều đặn suốt mấy chục năm nay, mỗi buổi tối ông đều có thói quen lên chương trình làm việc chi tiết cho ngày hôm sau. Buổi sáng, trong khoảng 20 phút từ nhà đến chỗ làm là thời gian ông làm việc qua điện thoại. Và ông là người luôn giữ nguyên tắc chỉ trả lời những cuộc điện thoại nhỡ trong ngày vào khoảng thời gian ngồi trên xe.

Một nhà quản lý không biết sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng công việc, hậu quả thường gặp nhất là những việc lặt vặt không cần thiết lại chiếm quá nhiều thời gian, trong khi những việc quan trọng, cần thiết thì lại không đủ thời gian để làm.

Thanh Hồng, trưởng phòng kinh doanh của một doanh nghiệp, cho biết từ hai tháng nay chị đã thoát được áp lực về doanh số và không còn cảm giác phải làm việc đơn độc. Bí quyết của chị là buộc các nhân viên bán hàng vào cuối mỗi ngày nộp lịch làm việc của ngày hôm sau cho chị.

Ở cương vị quản lý, mỗi ngày chị biết được nhân viên của mình đi giao dịch ở những đâu, những khách hàng nào họ đang tiếp cận, những việc nào họ đang làm dở dang phải để lại ngày kế tiếp… Cũng nhờ vào đây mà chị có thể kịp thời điều chỉnh chỉ tiêu doanh số cho nhân viên dưới quyền cũng như tăng hoặc giảm các chi phí giao tế, trợ cấp đi lại cho hợp lý hơn…

Về phía nhân viên, cuối mỗi ngày dù chỉ mất 15 phút để lên lịch làm việc, nhưng đổi lại họ đã có thể tự theo dõi công việc của mình cũng như tự lập ra các kế hoạch ngắn hạn. Và quan trọng hơn là mỗi sáng họ không còn đến công ty với cái đầu trống rỗng để rồi phải mất cả giờ đồng hồ khởi động công việc như trước.
Kẻ cắp thời gian
Đừng sa đà vào những buổi họp vô bổ, biết phân việc cho cấp dưới, lập kế hoạch và đề ra được mục tiêu cụ thể cho mình là những điều đơn giản mà các nhà quản trị có thể làm ngay để giành lại thời gian cho mình.
Ai là kẻ đánh cắp thời gian?

Khi các diễn giả vừa xong phần thuyết trình, giám đốc một tổng công ty quốc doanh thuộc loại có tầm cỡ đã giơ tay xin được phát biểu ngay. Không phải vì ông rất quan tâm đến các vấn đề được trình bày mà chỉ đơn giản vì quá bận rộn nên ông phải “tranh thủ đóng góp ý kiến trước để còn ra sân bay cho kịp giờ đi họp tại Hà Nội”.

Trước một cử tọa đang tham dự buổi hội thảo bàn về vấn đề quản lý ở doanh nghiệp, vị tổng giám đốc nói như tâm sự rằng đã từ lâu mình không còn khả năng đeo đuổi những chiến lược và kế hoạch đã ấp ủ. Ngay như buổi hội thảo ngày hôm đó, dù nội dung gợi được nhiều ý hay cho một nhà quản lý, ông cũng không thể nào tham gia trọn vẹn. Lý do cũng rất đơn giản: Ông không có thời gian.

Một năm có khoảng 260 ngày làm việc thì tổng công ty ông phải tiếp 1.700 đoàn khách nước ngoài và 1.800 đoàn khách trong nước. Ông phải dự khoảng một nửa các cuộc thăm viếng đó vì mọi người cần sự hiện diện của ông. Điều đó cũng có nghĩa là mỗi ngày ông phải tiếp trên năm đoàn khách, chưa kể các cuộc họp ở nội bộ tổng công ty hay với các nơi khác. Ngoài chức vụ tổng giám đốc, ông còn là chủ tịch hội đồng quản trị của 15 công ty trực thuộc, kiêm bí thư đảng ủy. Trong một guồng máy tổ chức như thế, ông nói rằng mình không thể chủ động được giờ giấc. Thời gian làm việc và nghỉ ngơi mỗi ngày của ông phụ thuộc hoàn toàn vào lịch họp.

Các cuộc họp kéo dài chính là thủ phạm đã lấy mất thời gian làm việc của vị tổng giám đốc nọ, và làm cho ông mệt mỏi. Nhưng trớ trêu là suốt nhiều năm qua ông đã không nhận ra rằng một nhà lãnh đạo không biết cách quản lý thời gian của mình cũng chính là “kẻ chủ mưu” đánh cắp thời gian của bản thân và của cả doanh nghiệp.

Nếu phải trả lời câu hỏi: “Đâu là những việc làm lãng phí thời gian nhất của bạn nơi công sở?”, chắc chắn những việc được nhiều người kể ra nhất sẽ gồm các cuộc điện thoại kéo dài, phải bận rộn hồi đáp hàng tá e-mail, trong đó có cả việc tư lẫn việc công, tán gẫu với đồng nghiệp trong phòng, tham gia những cuộc họp kéo dài hàng giờ đồng hồ nhưng chẳng mang lại hiệu quả cho công việc…

Tuy vậy, danh sách “thủ phạm” vừa liệt kê ở đây vẫn còn chưa đủ. Nếu không biết cách giao việc cho cấp dưới và quản lý bản thân bằng một kế hoạch rõ ràng, chắc chắn nhà quản lý sẽ bị nhấn chìm trong biển công việc.
Biết cách quản lý bản thân

Làm giám đốc một công ty dịch vụ mới được hai năm mà bạn bè nào gặp lại Minh Phương cũng chê: “Làm gì mà mau già quá vậy”. Còn chị chỉ có một câu giải thích duy nhất là: “Tại bận quá”.

Quả thật, từ khi làm giám đốc, lúc nào chị cũng có cảm giác bị ngập trong công việc dù công ty chỉ mới có 25 nhân viên. Minh Phương không có phòng làm việc riêng, không gian làm việc trong công ty của chị là không gian mở, nhờ đó chị có lợi thế là có thể để mắt quán xuyến hết các nhân viên.

Thế nhưng lợi thế vừa kể này lại chính là một trong các “thủ phạm” đánh cắp thời gian làm việc của chị. Trong ngày, bất cứ lúc nào giám đốc cũng có thể bị làm gián đoạn công việc vì những câu lịch sự đại loại như “chị cho em gặp vài phút”. Và thường thì những cuộc gặp như vậy kéo dài có khi đến cả hai chục phút, giám đốc sa đà vào từng sự vụ của cấp dưới thay vì chỉ cần gợi ra hướng giải quyết. Từ việc nhỏ đến việc lớn, nhân viên đều tìm giám đốc để hỏi ý kiến.

Do không biết cách giao việc và phân quyền cho cấp dưới nên dù đã làm việc ở văn phòng đến 10 tiếng/ngày, công việc vẫn theo chị về nhà và đôi khi ám ảnh cả trong giấc ngủ. Tuy nhiên, nhìn ở một góc độ khác, Minh Phương bị căng thẳng vì áp lực thời gian còn do chị không biết cách tổ chức thời gian cho chính mình.

Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc Ngân hàng HSBC Việt Nam, Alain Cany cho biết quan điểm sống của ông là càng làm cho mình bận rộn, càng làm được nhiều việc. Ông là mẫu người không bao giờ chấp nhận cách trả lời “tôi bận quá” để biện minh cho sự trễ nải trong công việc hay từ chối nhận thêm việc mới.

“Nếu mỗi buổi sáng thức dậy bạn nghĩ chỉ có một việc để làm thì suốt cả ngày bạn chỉ làm việc đó. Nhưng nếu làm cho mình bận rộn và nghĩ rằng mình có thể làm được, chắc chắn bạn sẽ phải tổ chức lại cách làm việc, lập thứ tự ưu tiên cho từng việc để tìm ra thời gian cho chính mình”, ông nói.

Kinh nghiệm của Alain Cany là đều đặn suốt mấy chục năm nay, mỗi buổi tối ông đều có thói quen lên chương trình làm việc chi tiết cho ngày hôm sau. Buổi sáng, trong khoảng 20 phút từ nhà đến chỗ làm là thời gian ông làm việc qua điện thoại. Và ông là người luôn giữ nguyên tắc chỉ trả lời những cuộc điện thoại nhỡ trong ngày vào khoảng thời gian ngồi trên xe.

Một nhà quản lý không biết sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng công việc, hậu quả thường gặp nhất là những việc lặt vặt không cần thiết lại chiếm quá nhiều thời gian, trong khi những việc quan trọng, cần thiết thì lại không đủ thời gian để làm.

Thanh Hồng, trưởng phòng kinh doanh của một doanh nghiệp, cho biết từ hai tháng nay chị đã thoát được áp lực về doanh số và không còn cảm giác phải làm việc đơn độc. Bí quyết của chị là buộc các nhân viên bán hàng vào cuối mỗi ngày nộp lịch làm việc của ngày hôm sau cho chị.

Ở cương vị quản lý, mỗi ngày chị biết được nhân viên của mình đi giao dịch ở những đâu, những khách hàng nào họ đang tiếp cận, những việc nào họ đang làm dở dang phải để lại ngày kế tiếp… Cũng nhờ vào đây mà chị có thể kịp thời điều chỉnh chỉ tiêu doanh số cho nhân viên dưới quyền cũng như tăng hoặc giảm các chi phí giao tế, trợ cấp đi lại cho hợp lý hơn…

Về phía nhân viên, cuối mỗi ngày dù chỉ mất 15 phút để lên lịch làm việc, nhưng đổi lại họ đã có thể tự theo dõi công việc của mình cũng như tự lập ra các kế hoạch ngắn hạn. Và quan trọng hơn là mỗi sáng họ không còn đến công ty với cái đầu trống rỗng để rồi phải mất cả giờ đồng hồ khởi động công việc như trước.

Nguồn: Thời báo kinh tế Sài Gòn

Những “viên gạch” thời gian

Những viên gạch thời gian

Quản lý thời gian chưa bao giờ là một công việc dễ dàng. Và thật ngạc nhiên khi nghệ thuật quản lý, sắp xếp thời gian một cách hiệu quả lại đến từ trò chơi của trẻ con với những viên gạch xếp hình đầy sáng tạo.
Có không ít bài học thông minh bạn có thể học hỏi từ những đứa trẻ nhỏ! Chắc hẳn bạn đã từng thấy các đứa trẻ, khoảng 3 đến 5 tuổi, chơi đùa với các “viên gạch” làm từ bìa cứng. Các viên gạch này có ba kích thước: lớn, vừa và nhỏ. Những đứa trẻ đã ngồi hàng giờ đồng hồ để sắp xếp, tạo ra các cấu trúc khác nhau.

Khi chúng bắt đầu sắp xếp, chúng không hiểu rằng các viên lớn sẽ tạo ra nền móng vững chắc cho các viên nhỏ, vì vậy công trình xây dựng nhanh chóng sụp đổ trước khi sử dụng hết tất cả các viên gạch. Sau nhiều lần thử nghiệm, chúng ngày càng khéo léo hơn để rồi cuối cùng sử dụng hết tất cả các viên gạch của mình.

Ngày nay, một chủ doanh nghiệp luôn vùi đầu trong bao nhiêu công việc chồng chất. Nhiều khi thời gian cứ vùn vụt trôi mà họ chưa kịp làm xong các công việc đã dự định. Để giải quyết vấn đề này, các chủ doanh nghiệp sẽ phải tìm ra lời giải bài toán quản lý thời gian của mình. Bài toán này quả là không dễ giải!

Thiếu mục tiêu và thứ tự ưu tiên có thể là nguyên do lớn nhất và quan trọng nhất gây ra sự lãng phí thời gian của các chủ doanh nghiệp. Một chủ doanh nghiệp có năng lực, một nhà quản lý giỏi luôn biết chính xác việc họ cần làm và thứ tự ưu tiên của từng việc. Và lịch trình thời gian làm việc một cách hiệu quả trong ngày cũng có thể được xây dựng từ ba viên gạch có các kích cỡ khác nhau như trong trò chơi của các đứa trẻ. Bạn có thể chất chồng bao nhiêu viên – hay bạn thể hiện sự sáng tạo trong từng ngày như thế nào – hoàn toàn phụ thuộc vào nghệ thuật và cách thức bạn sắp xếp các “viên gạch thời gian” của bạn.

Những viên gạch lớn: Nền móng trong ngày làm việc của bạn.

Hãy xây dựng nền móng ngày làm việc của bạn bằng một viên gạch thời gian không bị ngắt quãng – nơi mà bạn có thể tập trung vào những dự án rắc rối, phức tạp. Chiều dài lý tưởng của viên gạch thời gian này nên là 1 tiếng rưỡi đồng hồ, hay xấp xỉ 20% trong một ngày làm việc 8 giờ đồng hồ. Nếu bạn không thể duy trì một các quãng thời gian dài như vậy, hãy thử ít nhất là 1 giờ đồng hồ. Nhưng thậm chí với quãng thời gian không bị ngắt quãng dài 45 phút, bạn vẫn có thể hoàn thành một số công việc quan trọng, bởi vì bạn sẽ không làm lãng phí các giây phút bổ sung sau từng lần ngắt quãng để quay lại với dòng chảy công việc.

Trong từng quãng thời gian cố định này, bạn đừng trả lời bất cứ cuộc điện thoại nào và hãy tắt hết các thông báo e-mail gửi tới. Nếu bạn muốn đảm bảo rằng một ai đó hay một thông báo nào đó được phép vào, hãy thiết lập các quy tắc phần mềm thông báo với bạn về điều đó. Khi bạn có thể dành 20% thời gian trong ngày để tập trung vào những gì thật quan trọng, chắc hẳn bạn sẽ hoàn thành trên dưới 80% công việc của bạn.

Việc đảm bảo từng khối thời gian không bị ngắt quãng là khá dễ dàng khi bạn bắt đầu làm việc từ sớm hay ở lại làm thêm một vài giờ vào cuối ngày làm việc. Biết rằng đó là những lúc bạn có được sự yên tĩnh, nhưng tại sao không để mọi thứ được hiệu quả hơn bằng việc lên lịch một quãng thời gian yên tĩnh ngay trong ngày làm việc thay vì phải làm thêm một vài giờ để giải quyết cùng một lượng công việc như nhau?

Những viên gạch cỡ trung bình: Đa nhiệm vụ không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất.

Khi xác định nhiệm vụ nào cần làm trong từng ngày, bạn hãy sắp xếp chúng theo các nhóm hoạt động, chẳng hạn như gọi các cuộc điện thoại không khẩn cấp, xử lý các e-mail, lập hồ sơ hay đọc tài liệu. Tính hiệu quả công việc sẽ tăng lên gấp 4 lần nếu bạn có thể tập trung vào một loại nhiệm vụ hơn là liên tục chuyển tiếp sang các nhiệm vụ khác nhau trong cùng một thời gian – việc đa nhiệm vụ sẽ chỉ làm giảm hiệu suất công việc của bạn.

Độ dài thời gian thực hiện từng nhóm nhiệm vụ như vậy phụ thuộc vào loại công việc bạn sẽ thực hiện. Nếu bạn cần gọi 5 cuộc điện thoại ngắn, bạn có thể chỉ cần viên gạch thời gian từ 10 đến 15 phút để hoàn thành chúng. Còn đối với nhiệm vụ trả lời e-mail, viên gạch thời gian sẽ khoảng 30 phút. Bất cứ viên gạch nào trong số các viên gạch thời gian cỡ trung bình này đều có thể được lặp đi lặp lại từ ngày này qua ngày khác. Ví dụ, đầu tiên, bạn có thể dành ra 10 phút để kiểm tra e-mail vào đầu mỗi buổi sáng để tìm hiểu và giải quyết các vấn đề khẩn cấp, sau đó dành 30 phút trước bữa trưa và 30 phút vào cuối buổi chiều để trả lời thư. Và bạn cần tuân thủ đúng lượng thời gian đã phân bổ ban đầu, không để các hoạt động của bạn lấn sang các quãng thời gian dành cho nhiệm vụ khác. Điều đó sẽ giữ cho bạn tập trung vào các nhiệm vụ cần thiết và gia tăng hiệu suất công việc của bạn. Hãy chuyển bất cứ nhiệm vụ nào mà bạn chưa hoàn thành vào các khối thời gian tiếp theo.

Những viên gạch cỡ nhỏ: Các nhiệm vụ ít ưu tiên hơn và các vấn đề mới.

Những nhiệm vụ ít ưu tiên và các vấn để mới có thể được thực hiện vào giữa các khối thời gian khác trong cả ngày. Đó có thể là giúp đỡ các nhân viên, trả lời nhanh các câu hỏi, và những công việc khác không thích hợp với các khối thời gian quan trọng nhưng vẫn cần thiết phải thực hiện.

Việc cấu trúc thời gian mỗi ngày làm việc của bạn nên bắt đầu với sự phân bổ khoảng trống cho một viên gạch thời gian lớn, sau đó là các viên gạch cỡ trung bình cho một vài nhóm hoạt động khác nhau. Các viên gạch thời gian cỡ nhỏ sau đó sẽ lấp đầy khoảng trống còn lại. Nếu bạn làm mọi thứ ngược lại và thực thi hết tất cả các nhiệm vụ nhỏ trước khi sắp xếp thời gian cho những công việc quan trọng nhất của bạn, bạn có thể kết thúc một ngày làm việc mà chưa thể giải quyết được các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu.

Sau cùng, nếu bạn muốn sắp xếp thời gian một cách hiệu quả, lời khuyên đặt ra là bạn nên: “Suy nghĩ trước khi bắt tay vào một việc gì đó”. Bạn có biết rằng một nghiên cứu của các nhà khoa học châu Âu cho thấy mọi người thường rất vội vàng trước bữa ăn trưa. Do đó, để tránh những nhầm lẫn, sai sót, bạn không nên thực hiện những công việc quan trọng vào trước bữa ăn trưa.

Lời giải cho bài toán thời gian nằm trong tay bạn, tất cả chỉ còn là việc bạn suy nghĩ và thực hiện các nhiệm vụ đặt ra như thế nào mà thôi. Bạn cần phân tích những gì bạn làm vào ngày mai, tuần tới, tháng tới, đồng thời bạn cũng nên cắt bớt những chi tiết vụn vặt để phát huy tối đa khả năng của bạn. Và bạn nên nhớ rằng, sự quyết tâm và kiên trì là hết sức cần thiết. Không có quyết tâm nào là ngớ ngẩn mà chỉ có những người không quyết tâm mới là những người ngớ ngẩn.

Nguồn: BWportal

Để tiết kiệm quỹ thời gian

Đời người thật ngắn ngủi. Quỹ thời gian của mỗi người rất hạn hẹp so với yêu cầu sử dụng. Vậy làm thế nào để tiết kiệm được thời gian một cách triệt để nhất?

– Ra khỏi giường ngay khi thức dậy cũng tiết kiệm được 20 đến 50 phút mỗi ngày. Vào buổi sáng sớm, tinh thần minh mẫn hiệu suất công tác sẽ cao. Buổi trưa cảm giá buồn ngủ tăng lên vào lúc 2 – 3 giờ chiều, hiệu quả công việc sẽ thấp, lúc này nên đọc báo, dọn dẹp hay phân loại thư từ…

– Hãy lập kế hoạch cho các công việc. Chỉ cần 20 phút cũng tiết kiệm được một giờ. Chớ mang mọi điều vơ vẩn vào trong đầu, hãy ghi lại mọi thứ cho đầu óc thanh thản.

– Hãy liệt kê những việc cần làm theo danh mục ưu tiên. Nếu có nhiều việc thì ghi từng nhóm công việc. Thí dụ nhóm A là quan trọng nhất, rồi đến nhóm B và C (cũng có thể dùng bút màu đánh dấu)

– Không tiếp loại khách tiện thể ghé đến. Nhiều người có thói quen luôn mở cửa văn phòng khi đang làm việc, tuy họ rất niềm nở với khách vãng lai những hiệu quả công việc lại rất thấp. Hãy xin lỗi khách vì thời gian rất bận, hoặc hẹn khách lui thư thả.

– Hạn chế điện thoại. Nếu gặp khách thích dông dài, hãy thông báo sắp cúp máy.

– Trước khi gọi điện hãy ghi các chủ đề cần trao đổi, ghi rõ mục tiêu.

– Để tiết kiệm thời gian lúc chờ đợi, có thể mang theo thư từ, tư liệu để đọc. Tốt nhất hẹn trước các cuộc tiếp xúc.

– Cũng cần tận dụng thời gian dù rất hiếm để thư giãn, chợp mắt buổi trưa sẽ tránh được mệt mỏi buổi chiều. Tập thể dục cho đầu óc minh mẫn. Thở sâu ít phút cũng làm giảm bớt sự căng thẳng và nếu công việc căng thẳng quá, có thể nghỉ một ngày.

Nam Anh Thái (Theo Reader’s Digest)

Nguyên tắc SMART trong nghệ thuật quản lý thời gian hiệu quả

1 cuộc sống ngày nay với sự đòi hỏi ngày càng cao trong công việc bắt buộc chúng ta phải có kỹ năng làm việc tốt để có thể thích nghi được với nó, đạt được kết quả cao trong công việc cũng như cân bằng được cuộc sống cá nhân và gia đình. Tuy nhiên, với quỹ thời gian bất biến thì không phải lúc nào chúng ta cũng có thể giải quyết hài hoà được việc này. Mỗi ngày có 24 tiếng, một tuần có 7 ngày, 1 tháng có 30 ngày và một năm qua đi chỉ sau 365 ngày. Vậy thì tại sao trong một chứng mực thời gian nhất định, có người chẳng làm nên trò trống gì trong khi một số người làm được vô khối việc lớn lao to tát? Phải chăng họ có một khả năng siêu phàm và quỹ thời gian nhiêu hơn so với những người bình thường khác?

Quỹ thời gian của mọi người là như nhau, vì thế, câu trả lời không nằm ở chỗ chúng ta có bao nhiêu thời gian để làm các công việc đó như thế nào cho hiệu quả. Đa số các chuyên gia về quản lý nhân sự cho rằng để sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất, trước hết, mỗi cá nhân phải nhận định năng lực làm việc của bản thân dựa trên phân tích những điểm mạnh, điểm yếu đối với công việc mình đang đảm nhiệm, từ đó mà biết mình mong muốn điều gì trong sự nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như trong tương lai. Đây chính là công việc đặt cho bản thân mình một mục tiêu để hướng tới. Làm thế nào để xác định được mục tiêu chính xác? Trong kinh doanh hiện đại, người ta thường đề cập đến nguyên tắc SMART, tức là mục tiêu được xây dựng dựa trên những tiêu chí sau:

• S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu;
• M-Measurable: Đo đếm được;
• A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình;
• R-Realistic: Thực tế, không viển vông;
• Time bound; Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra.

Trong đó, tiêu chí “đo đếm được” gắn với những con số cụ thể. Ví dụ, mục tiêu của tôi là trở thành người giàu ,vậy giàu thế nào? nghĩa là cần phải có con số cụ thể để đo đếm được. Ví dụ một tỉ hay mười tỉ… Hơn thế nữa, chữ “M” còn mang tính động viên (Motivation), điều này sẽ luôn thôi thúc, tạo ra niềm mong muốn cháy bỏng để tập trung mọi hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu nỗ lực phấn đấu để đạt được.

Cũng đối khi người ta nhầm lẫn giữa chữ “A” và chữ “R”. Tuy nhiên, điều “có thể thực hiện được” không đồng nhất với “thực tế”. Một người được mời về làm giám đốc tài chính ngân hàng thương mại cổ phần, bằng cấp chuyên môn và kinh nghiệm điều hành đều siêu hạng (A) mà không có “Chân” trong hội đồng quản trị (R) thì không thể có cơ hội trở thành tổng giám đốc của ngân hàng đó được. Từ ví dụ này có thể hiểu, nếu có đầy đủ điều kiện thuộc tiêu chí A mà thiếu đi tiêu chí R thì không thể đạt được mục tiêu. Điều này còn đúng hơn trong đời sống chính trị.

Bước tiếp theo sau khi xác định được Mục tiêu SMART là hãy viết mục tiêu đó ra giấy, đặt trên bàn làm việc hay bất cứ chỗ nào mà bạn có thể nhìn thấy hàng ngày. Cách này giúp bạn luôn nghĩ đến nó và thúc đẩy bạn hành động hướng tới mục tiêu đề ra.

Sau đó, hãy lập kế hoạch chi tiết để thực hiện. Như vậy, bạn sẽ tính được mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm bạn sẽ phải kiếm được bao nhiêu và rồi lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đó, mỗi năm phải tiết kiệm mấy chục triệu, khi nào mua đất,cất nhà. Trong khi lập kế hoạch, cần thiết phải chia nhỏ mục tiêu ra để biết con đường bạn đi bao xa, bạn đã đi được chừng nào (đạt được bao nhiêu % kế hoạch) và tiếp tục bao lâu nữa để về đích. Điều này cũng giống như tầm quan trọng của những cột cây số khi đi trên đường vậy. Khi đó bạn sẽ biết hôm nay, ngày mai rồi tháng này và năm này phải làm gì. Tốt nhất, nên viết sơ đồ phân tích công việc hàng ngày để biết việc gì cần làm trước, việc gì làm sau, việc gì là quan trọng (important) và việc gì gấp, cần làm ngay (urgent). Tâm lý chung của chúng ta là việc gì dễ và thích thì làm trước, việc khó và không thích thì để lại làm sau.. Thật tệ hại là việc khó càng để lâu, càng khó thực hiện và đôi khi việc gấp lại không hề quan trọng. Hãy liên tưởng tới câu chuyện về chiếc bình và những viên sỏi, nếu ngay từ đầu bạn cho vào chiếc bình đầy cát thì sẽ không có cách nào để xếp những viên đá hoặc sỏi vào đó nữa nhưng khi bạn xếp lần lượt đá-sỏi-cát, bạn còn chứa được cả nước cùng trong một chiếc bình. Vấn đề quan trọng không phải chiếc bình chứa được bao nhiêu thứ mà quan trọng là bạn phải biết phân biệt được công việc nào là khó “đá hộc” và đâu là những viên sỏi hay cát trong cuộc đời, biết cách quản lý thời gian hiệu quả để cân bằng cuộc sống.

2 Cách quản lý thời gian hiệu quả thường được nhìn nhận từ 2 khía cạnh, người quản lý và nhân viên. Tại sao người chủ doanh nghiệp luôn cảm thấy thiếu thời gian và quá tải về công việc? Thường thì mức độ quá tải công việc của người quản lý tuỳ thuộc vào quá trình hình thành, quy mô doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên, tâm lý chung của người lãnh đạo là luôn không hết việc. Những người tham công tiếc việc, làm việc đến 18 tiếng một ngày họ vẫn cảm thấy chưa đủ, đôi khi họ ao ước “phải chi 1 ngày có 25 tiếng, 1 tuần có 8 ngày và 1 năm có 266 ngày…” và họ luôn phạm phải một tội là “lấy cắp thời gian của gia đình”.

Vậy có phương pháp nào để cân bằng thời gian cho công việc, nghỉ ngời giải trí và cho gia đình? Với một doanh nghiệp mới ra đời thì hoàn toàn có thể chấp nhận được với sự quá tải về công việc và luôn phải làm thêm rất nhiều tiếng trong một ngày đối với người lãnh đạo. Nhưng tình trạng đó không thể kéo dài mãi, mấu chốt đầu tiên là người chủ doanh nghiệp phải biết cách xây dựng hệ thống, qui trình làm việc, tiếp theo là xây dựng ngay đội ngũ kế cận. Tiếp đến là phân quyền cho nhân viên thì đòi hỏi phải thật rõ ràng cụ thể, phải đặt niềm tin vào người được giao việc và hãy lùi lại phía sau để nhân viện có sự chủ động trong giải quyết công việc. Nếu các cấp quản lý bên dưới giải quyết các sự vụ tốt thì người lãnh đạo sẽ yên tâm làm những việc “khó” đúng vai trò của mình. Vì thế, điều quyết định hiệu quả quản lý thời gian của người lãnh đạo chính là hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.

Ở khía cạnh nhân viên, để thời gian làm việc đạt hiệu quả cao nhất, nhân viên phải xác định được mục tiêu của mình, biết lồng ghép mục tiêu cá nhân với mục tiêu của doanh nghiệp để lên kế hoạch công việc của bản thân. Người quản lý nên hướng dẫn nhân viên xây dựng một mục tiêu Smart, sau đó cùng thống nhất nhau về mục tiêu đó. Khi đã có được sự đồng thuận giưa nhân viên và cấp quản lý thì việc còn lại chỉ là lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đề ra. Việc phân biệt cái Important và cái Urgent đối với nhân viên không quan trọng như với người quản lý vì công việc của nhân viên thường theo chuyên môn cụ thể và ít những vấn đề phát sinh. Thay vào đó, tính kỷ luật về thời gian với bản thân là thứ cực kỳ quan trọng. Vì vậy, khi đã thống nhất về mục tiêu giữa cấp quản lý và nhân viên đó sẽ có động lực làm việc và họ sẽ tận dụng tối đa thời gian làm việc để đạt mục tiêu.

Để “quản lý” thời gian

Thời gian có khi trôi vùn vụt mà bạn chưa kịp làm xong điều muốn làm? Có khi lại trôi qua thật nhàn rỗi? Bạn đã biết cách quản lý thời gian?

1. Xác định điều gì quan trọng nhất đối với bạn. Mục tiêu đầu tiên của bạn là làm gì trong ngày?… Viết ra giấy những gì bạn muốn và phải làm. Thực hiện theo thứ tự ưu tiên.

2. Kiểm soát những sự lãng phí của bạn. Loại bỏ những việc không cần thiết. Các chương trình giải trí của bạn trong ngày có quá nhiều không… Chuyện nấu nướng của bạn có choán nhiều thời gian không? Hãy tinh giản mọi chuyện.

3. Ăn sáng đầy đủ. Bữa sáng sẽ giúp bạn có nguồn năng lượng dồi dào để làm việc trong cả ngày. Bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn và vì thế mất ít thời gian hơn.

4. Khi làm việc với một nhóm, nên giao phó công việc một cách cụ thể và hiệu quả. Để tránh lãng phí thời gian khi làm việc với một nhóm, nên áp dụng điều này vì thường thì người ta lưỡng lự hoặc ỷ lại trách nhiệm cho nhau khi không được giao việc cụ thể trong 1 tập thể.

5. Một điều tốt nhất mà bạn có thể quản lý thời gian là học cách nói tiếng “không”. Nói “không” với những ai đang muốn rủ rê bạn đi chơi hoặc làm những việc khác ngoài dự định của bạn. Nếu thực sự, bạn không thể “để dành” công việc của mình vào ngày mai thì hãy nói không với tất cả lời mời đó (tuy nhiên, vẫn có những trường hợp “ngoại lệ”)!

Đừng để thời gian trở thành chi phí

Chúng ta đều biết, thời gian là vàng bạc. Thời gian là một thứ tài sản đặc biệt cần phải quan tâm và quản lý. Nhưng khi bị cuốn vào công việc, chúng ta thường quên mất giá trị của nó. Điều hay gặp phải trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa là cách thức và tần suất họp. Họp thế nào để có kết quả?

Họp thế nào để ít mất thời gian nhưng mang lại hiệu quả cao nhất… có lẽ là những câu hỏi “nhức đầu” cho các giám đốc. Nếu họp thường xuyên, sẽ cảm thấy một quá nhiều thời gian, không còn giờ để làm việc, mà nếu không họp lại cảm thấy không nắm được tình hình diễn biến, không giải quyết được những mâu thuẫn và điều không kém phần quan trọng là không truyền đạt được ý tưởng, quan điểm, đường lối của lãnh đạo đến nhân viên. Nếu chúng ta thử tính, sẽ thấy chi phí cho họp chiếm một ngân sách đáng kể trong ngân sách quản lý toàn công ty. Sử dụng ngân sách này thế nào cho hiệu quả là tài năng của các cấp lãnh đạo.
Thực trạng nhầm lẫn tính chất cuộc họp

Theo tính chất, các cuộc họp có thể được chia thành hai loại. Loại thứ nhất là họp mang tính chia sẻ thông tin, thí dụ như các cuộc họp thông báo quy định mới, tổng kết hoạt động, truyền đạt quan điểm, định hướng phát triển… Loại thứ hai là các cuộc họp cần có các quyết định cụ thể, thí dụ như xử lý khiếu nại khách hàng, đề xuất cải tiến, chính sách phân phối… Và điều thường làm chúng ta phí phạm hay có cảm giác “mất” thời gian nhiều nhất chính là nhầm lẫn giữa hai tính chất trên.

Các cuộc họp thay vì cần phải có quyết định, cần phải hành động, thì lại hay sa đà vào việc chia sẻ thông tin, có khi chỉ là nhân viên chia sẻ thông tin bộ phận mình cho giám đốc và các bộ phận khác rồi chờ giám đốc quyết định. Một giám đốc tâm sự, ông có cảm giác như nhân viên chi cần nói ra việc xảy ra tại bộ phận mình là họ đã cảm thấy hoàn thành xong nhiệm vụ chứ ít khi họ đi đến tận cùng của vấn đề – đó là tìm và thực thi giải pháp chứ không phải “kể lể nỗi khổ”.
Giải pháp tiết kiệm thời gian hội họp

Các giám đốc cần xem thử vấn đề hay nguyên nhân chính nằm ở đâu, nếu chúng nằm ở cơ chế hay ở các cấp khác, cần phải giải tỏa ngay để cấp dưới có thể chủ động thực thi các giải pháp.

Một điểm cần lưu ý thêm là các cuộc họp chia sẻ. Chia sẻ chính là một trong những cách thức động viên và đào tạo đội ngũ của mình. Đừng chỉ gói gọn họp chia sẻ chỉ là thông báo các quyết định trong một không gian đóng, theo kiểu lãnh đạo nói xong tất cả đứng lên đi về.

Bản chất con người dễ chán những cái cũ và luôn hứng khởi với những gì mới mẻ, vì vậy cần vận dụng các hình thức khác nhau để có thề mang lại hiệu quả cao nhất. Ngoài ra, việc sắp xếp thời gian bắt đầu và kết thúc các cuộc họp cũng là một điểm có thể mang lại hiệu quả công việc tiết kiệm được thời gian. Nên tránh bố trí các cuộc họp vào khoảng giữa buổi, theo kiểu từ 9-11 giờ. Thay vì vậy chúng ta nên bắt đầu vào ngay đầu buổi (8-10 giờ) hoặc cuối buổi sáng ( 10- 12 giờ) để tạo một khoảng thời gian liên tục cho công việc thường nhật, khi đó hiệu quả ngày làm việc sẽ tốt hơn.

Việc mất nhiều thời gian mà kết quả công việc không cao, chính là do công tác lập kế hoạch chưa được xem xét đúng mức. Ví dụ nếu mỗi ngày chúng ta chỉ cần mất mười phút đầu giờ và cuối giờ cho việc hoạch định các công việc sẽ diễn ra trong ngày và ngày hôm sau thì chúng ta sẽ tiết kiệm được ít nhất là gấp đôi số thời gian bỏ ra cho việc lập kế hoạch công việc. Lập kế hoạch và quản lý thời gian thực tế luôn gắn bó mật thiết với nhau. Nếu chúng ta lập kế hoạch chu đáo, cẩn thận sẽ giảm đi rất nhiều thời gian cho việc xử lý các sự cố phát sinh hoặc đã có sẵn các phương án dự phòng, nghĩa là chúng ta ở trong thế chủ động đối phó. Thà mất thời gian và công sức cho việc lập kế hoạch còn hơn là mất thời gian gấp ba, bốn lần cho việc thực hiện công việc và xử lý các sự cố, mà đâu phải lần nào cũng có thể may mắn khắc phục.

Tất nhiên không phải lúc nào chúng ta cũng dự đoán được hết các trường hợp có khả năng xảy ra. Nhưng nếu không dự đoán sẽ chẳng bao giờ chứng ta có thể ở trong thế chủ động và cái giá phải trả cho sự bị động sẽ lớn hơn rất nhiều. Thời gian là một tài sản ai cũng có như nhau hãy tìm cách hoạch định và sử dụng tốt nhất, đừng để phải xót xa nhìn thứ tài sản quý giá này biến thành chi phí.

Nguồn: Thời báo kinh tế Sài Gòn

Giới trẻ đang “chi tiêu” thời gian như thế nào

Cảnh báo sự lây lan của virut ngủ. Nhiều người đã biết kéo dài thời gian của ngày. Có phải họ đang “cận thị” về tương lai của chính mình?

1. “Virus ngủ” lan nhanh trong nhiều KTX

Một số SV của hơn 10 trường đã đóng góp ý kiến trong đợt khảo sát là: ĐH KHXH&NV HN, ĐH Khoa học Tự nhiên, ĐH Ngoại ngữ, ĐH Kiến trúc, ĐH Sư phạm, ĐH Mở, ĐH Bách khoa HN, ĐHDL Thăng Long, ĐHDL Phương Đông, ĐHDL Quản lý kinh doanh HN, Học viện Ngân hàng… Số phiếu hỏi được rải đều trên các “địa bàn”: giảng đường, KTX và quán cà phê gần trường. Có đến 60% phiếu hỏi (trên tổng số 572 phiếu) được trả lời từ các KTX.

Câu đầu tiên trong Phiếu khảo sát là “Thời gian nhiều nhất trong ngày bạn thường dành vào việc gì?”. 21% số người được hỏi rất lưỡng lự và không biết điền việc gì vào ô trống này. Có đến 81% SV (từ các KTX) trả lời: thời gian nhiều nhất trong ngày dành cho việc ngủ. Rất nhiều SV KTX cho rằng: “thời gian biểu của họ đặc biệt “ưu ái” cho việc ngủ”, “không gian KTX rất thích hợp cho những giấc ngủ” và “có vẻ phần đông SV sống trong KTX không năng động bằng SV ngoại trú”…

Sau buổi sáng miệt mài trên giảng đường thì đến buổi chiều, nhiều KTX im lìm trong giấc ngủ. Thậm chí khi PV đi phát phiếu khảo sát đến gõ cửa các KTX vào lúc 4 giờ chiều vẫn có cậu “mắt kèm nhèm, mặt ngơ ngác” ra đón khách. Có đến 3 phiếu trả lời còn được chủ nhân chú thích thêm (ngủ từ 10 đến 14 tiếng 1 ngày) cho câu trả lời đầy tự hào(?).

Tiêu pha thời gian bằng phương án ngủ đang trở thành một virut lan nhanh trong nhiều khu vực KTX, đặc biệt là những KTX nằm xa khu vực trung tâm thành phố. Đành rằng việc ngủ đầy đủ (khoảng 7 gờ trong 1 ngày) sẽ đảm bảo mức ổn định của đồng hồ sinh học nhưng khi ngủ là một thứ virut ăn sâu vào bộ nhớ và thói quen SV nó sẽ làm cho thời gian sống theo đúng nghĩa của chúng ta ngắn lại. Vì đôi khi, chết, đơn giản cũng chỉ là giấc ngủ dài.

Với câu hỏi 8 “Bạn bị rơi vào tình trạng thiếu thời gian ở mức độ nào”, có đến 23% số người được hỏi khẳng định mình đang ở mức độ “thường xuyên thiếu thời gian”. 55% thỉnh thoảng rơi vào tình trạng thiếu thời gian.

2. Thời gian của chúng ta đang bị bức tử

Đành rằng thời gian là thứ tài sản vô giá, nhất là đối với những người đang ở độ tuổi 20, nhưng có đến 92% số người được hỏi không thể chi tiêu thời gian một cách hợp lý. Nhiều SV lựa chọn việc học từ 6 giờ đến 9 giờ/ngày, nhưng vào mùa thi mọi sự lại thay đổi.

Khi “toạ đàm” bên các bàn “sữa chua đánh đá” trong căng tin trường, nhiều SV đã thừa nhận một điều: “Đành rằng thời gian là một tài sản quý giá, nhưng nó không hiện hữu thành những số liệu cụ thể trong… tài khoản nên khó có những hình dung nhất định, nhiều người lãng quên hoặc tiêu xài hoang phí tài sản vô cùng quý giá đó của mình”.

Với câu hỏi số 7 trong phiếu khảo sát “Mức độ thường xuyên của bạn khi đặt ra các kế hoạch, các phương án “chi tiêu” thời gian như thế nào?”, nhiều phiếu trả lời đã làm người tổng hợp số liệu giật mình. Có đến 20% câu trả lời nằm ở nội dung: 1 năm lên kế hoạch 1 lần. 18% không có thói quen lập kế hoạch hay bất cứ khái niệm nào khác liên quan đến “thời gian biểu” hay mục tiêu.

3. Thói quen của những công dân hiện đại

Tuy nhiên, bảng tổng kết sau khảo sát vẫn còn rất nhiều con số lạc quan. 62% SV vẫn có những phương án hiệu quả cho việc lên kế hoạch chi tiêu thời gian của mình. Có nhiều bạn chọn phương án “thường xuyên” cho việc đưa ra các kế hoạch chi tiêu thời gian, thậm chí nhiều SV còn biết cách lên lịch làm việc, học tập, sinh hoạt của mình theo từng tuần, từng ngày. Nguyễn Thị Hiền, phòng 207 C1, KTX Mễ Trì là một trong những người có thói quen như thế.

Thói quen lướt net đang chiếm một lượng thời gian đặc biệt của SV hiện nay. Khoảng 60% SV tham gia cuộc khảo sát đã chi từ 1 đến 2 giờ/ngày cho việc lướt net. Thu Vân (ĐH Ngoại ngữ HN) thường xuyên cập nhật các tin tức thời sự và update các chương trình học bổng trong các khoảng thời gian online này. Đa số SV có thói quen sau thao tác bật máy tính là click vào biểu tượng của YM. Chat, với họ, đơn giản chỉ là một phương thức trao đổi thông tin, không gây… nghiện ngập và càng không có chuyện… đột quỵ. Chỉ có khoảng 15% phiếu trả lời dành thời gian cho game.

Việc sở hữu một chiếc đtdđ bây giờ là một việc khá “phình phường” đối với SV. Hơn 50% SV chia sẻ một khoản thời gian trong ngày của mình dành cho việc “nhắn tin” và “alô”. Đặc biệt là có đến 60% SV trong khu vực khảo sát có thói quen chơi thể thao. Họ dành những khoảng thời gian hào phóng trong ngày cho việc rèn luyện thể lực và sức khoẻ. Thông thường các câu trả lời dao động từ 30 phút đến 2 giờ khi hỏi về thời gian trong một ngày dành cho việc chơi thể thao.

25% chọn công việc dã ngoại, đến chơi nhà bạn bè trong những ngày cuối tuần. Khoảng 15% chọn công việc đọc sách, học bài… trong các ngày thứ 7 chủ nhật. Và khá nhiều lựa chọn cho thói quen shopping. Đa số SV biết cách kéo dài thời gian của ngày. Bằng chứng là thời điểm kết thúc một ngày của họ đang được kéo dài ra đến 24 giờ thậm chí 01giờ.

4. SV đang “cận thị” về tương lai của mình?

82% SV không thể hình dung nổi sau 5 năm nữa, sau 10 năm nữa hoặc 20 năm nữa mình sẽ đạt được những thành công gì. “Đến 40 tuổi cơ à, xa quá làm sao mà biết được”. “Mình chưa có dự định gì và không hình dung được đâu”. Nhiều câu trả lời là: Sau 5 năm nữa tôi sẽ là một người vợ, sau 10 năm nữa tôi sẽ là một người mẹ. Sau 20 năm nữa tôi sẽ là tương lai gần của một người bà.

Hoàng Thị Hằng, K49 khoa Xã hội học trường ĐH KHXH&NV HN trả lời: “Sau 5 năm nữa: tôi sẽ có một công việc ổn định, 10 năm nữa tôi sẽ là trưởng phòng hành chính, sau 20 năm nữa tôi sẽ là Chủ tịch…”

Một số người có vẻ bi quan.

Phạm Thị Thanh Thảo, phòng 214 KTX Mễ Trì cho rằng: “5 năm nữa tôi vẫn thất nghiệp, 10 năm nữa công việc của tôi có thể tạm ổn và 20 năm nữa tôi sẽ ổn định”.

Nhiều SV vẫn có khả năng kéo gần tương lai về phía mình.

Lê Thị Yến, phòng 405, C1, KTX Mễ Trì cho biết: “Sau 5 năm nữa, tôi sẽ là một nghiên cứu sinh, sau 10 năm nữa, tôi sẽ là một giảng viên, sau 20 năm nữa tôi sẽ là một nhà khoa học có uy tín”.

Nguyễn Thị Minh Thuỷ, SV năm thứ 2 sư phạm Sử thì ước tính: “Sau 5 năm nữa tôi sẽ là một cô giáo, sau 10 năm nữa tôi là tổ trưởng bộ môn lịch sử, sau 20 năm nữa tôi sẽ làm công tác quản lý”.

Chử Văn Bắc (Pháo Đài Láng, HN) và Đào Quốc Huy (ĐH Bách khoa HN) thì lên một lịch trình: “Sau 5 năm nữa tôi vẫn là một nhân viên, nhưng sau 10 năm tôi là trưởng phòng và sau 20 năm nữa tôi sẽ là giám đốc”. Sự thật là có khá nhiều SV chỉ sau vài năm khi ra trường đã là những giám đốc thành đạt.

Nguyễn Xuân Hải (Viện ĐH Mở HN) còn đưa ra những dự kiến chi tiết hơn: “Sau 5 năm nữa tôi sẽ là một người có đủ kiến thức cần thiết và trưởng thành, sau 10 năm nữa tôi có đủ khả năng mua nhà và ô tô, sau 20 năm nữa tôi sẽ giàu có và có địa vị trong xã hội”.

Mặc dù có đến 92% SV được hỏi đều chưa thể chi tiêu thời gian một cách hợp lý nhưng đa số những người trả lời câu cuối cùng đều khẳng định vai trò quan trọng của việc sắp xếp thời gian biểu một cách hiệu quả. 80% SV đã trả lời rằng: việc lập chi tiết các kế hoạch và công việc là “rất quan trọng”.

Nguyễn Thị Mẫn, K47 khoa Môi trường, ĐH Khoa học Tự nhiên HN cho rằng: “Việc chi tiêu thời gian hợp lý giúp chúng ta đạt được những mục tiêu quan trọng trong cuộc đời”.

Theo Báo Sinh viên Việt Nam

Thời gian

Thời gian là cuộc sống của bạn. Do vậy, trở thành người biết làm chủ thời gian là rất cần thiết. Nếu bạn chưa đọc qua Những nguyên tắc hành động hay viết ra những nhiệm vụ của mình thì hôm nay chỉ là một ngày, lúc này chỉ là một thời điểm mà thôi.

Nếu bạn bị định hướng sai thì việc bạn đang tiến triển mọi việc nhanh như thế nào cũng không thành vấn đề. Ngạn ngữ Đức có nói: Việc bạn chạy chẳng có ý nghĩa gì nếu bạn không ở trên đúng con đường cần thiết. Hoàng đế Napoleon của Pháp đã nói: Có một loại kẻ cướp mà pháp luật không hề đả động đến nhưng lại lấy đi những gì quý giá nhất: đó là thời gian. Cha đẻ nền giáo dục Mỹ, Horace Mann, nói chúng ta phải cân nhắc điều sau: Ngày hôm qua đã mất, đâu đó giữa lúc bình minh và hoàng hôn, 2 giờ vàng bạc, mỗi giờ gồm 60 phút kim cương. Sẽ không có bất kỳ một phần thưởng nào bởi lẽ chúng sẽ ra đi mãi mãi.

Bạn cần có một tấm bản đồ và những dòng nhiệm vụ và mục tiêu của bạn chính là tấm bản đồ đó. Thời gian là nguồn lực không thể làm mới lại được. Chúa đã ban cho ta thời gian và sự tự do để sử dụng nó. Bạn không muốn lãng phí món quà quý giá này chứ? Đó là cuộc sống mà bạn chỉ có một. Bạn hãy đền đáp lại Chúa bằng cách trở thành một người biết làm chủ có hiệu quả thời gian của mình và sống một cuộc sống mẫu mực.

Làm chủ thời gian chính là chọn cách sống một cuộc sống có ý thức và luôn biết những gì mà mình làm và lý do tại sao mình làm những việc đó. Leo Tolstoy, nhà tuyển thuyết Nga, đã viết: “Chỉ có một thời điểm quan trọng – THỜI ĐIỂM HIỆN TẠI! Đó là thời điểm quan trọng nhất bởi đó là thời điểm mà chúng ta có một chút gì đó quyền lực nào đó để có thể tác động và làm thay đổi nó”. Ông ta cũng đã nói: Những chiến binh mạnh nhất trong tất cả các chiến binh là Thời gian và Sự kiên nhẫn”. Bạn chắc không muốn chìm đắm vào những công việc tẻ nhạt hàng ngày, những hoạt động trần tục của hết ngày này đến ngày khác đúng không? Đó không phải là sống. Đó chỉ là tồn tại.

Bắt đầu công việc tổ chức

Mỗi ngày, bạn sẽ cần phải viết ra danh sách những việc ưu tiên cần phải làm. Một vài người thích làm việc đó một cách đơn giản và gạch ngắn gọn khoảng 3 đến 5 dòng những ưu tiên trong ngày trong một tấm danh sách đơn giản. Mặt phía sau của tấm danh sách đó sẽ được dùng cho các cuộc hẹn và điện thoại. Hầu hết các máy tính hiện nay đều được thiết kế sẵn bên trong các chương trình tổ chức và lên kế hoạch cá nhân cho những người thích làm việc theo một kế hoạch hàng ngày chi tiết và cụ thể hơn. Điều quan trọng không phải là cơ cấu của việc lên kế hoạch mà là thực tế bạn có một danh sách các công việc ưu tiên cần thực hiện để chỉ dẫn bạn trong ngày. Mỗi ngày khi đó sẽ trở nên quan trọng với bạn và đưa bạn ngày càng gần hơn tới mục tiêu hiện thực hóa những mục tiêu của bạn.

Hãy xem xét các danh sách những công việc cần làm hàng năm một. Việc chứng kiến những bước tiến của chính bạn trong việc thực hiện các mục tiêu của bạn sẽ cho bạn một cảm giác khích lệ rất tốt. Thêm vào đó, quá trình phân tích này sẽ có tác dụng như một tài liệu tham khảo khi bạn thực hiện những công việc cấp cao như cố vấn hay dạy dỗ.

Một cuộc sống chán ngắt chính là do lỗi của bạn

Nếu bạn phải sống một cuộc sống buồn tẻ thì đó chính là do lỗi của cá nhân bạn. Để sống một cuộc sống với đầy đủ ý nghĩa, bạn phải chấp nhận những lợi ích và rủi ro của thay đổi. Đôi khi bạn sẽ phải rời xa khỏi khu vực tự do thoải mái của chính mình. Cuộc sống không đứng yên nhưng nó vẫn đang chờ đợi bạn.

Một vài người vẫn lãng phí hàng giờ đồng hồ. Một vài người vẫn lãng phí đi toàn bộ cuộc sống của họ. Nếu đó là lúc bạn vui vẻ, bạn nên vui vẻ và quên đi mọi đầu tư của bạn cho việc đó. Hãy hết mình cho lúc đó. Nếu đó là lúc bạn trầm lắng, hãy cứ trầm lắng. Sống cuộc sống của bạn một cách có mục đích và những mục tiêu và kế hoạch của bạn sẽ cho bạn những mục tiêu đó. Khi bạn chọn một lối sống có mục đích, bạn sẽ làm sao để thời gian của bạn mang lại nhiều lợi ích nhất. Bạn không thể chọn những gì sẽ xảy ra đối với bạn nhưng bạn luôn có thể lựa chọn cách phản ứng của mình đối với những gì xảy ra với bạn.

Thoạt đầu, việc lên kế hoạch và đặt ra mục tiêu nom có vẻ sẽ có rất nhiều việc cần phải làm. Sẽ là như vậy. Đây không phải là bước để đẩy nhanh hay cho qua. Hãy bắt đầu viết ra những mục tiêu hàng ngày của bạn ngày hôm nay và trong vòng 21 ngày, bạn sẽ bắt đầu tạo cho mình được một thói quen tích cực rất quan trọng. Trong 3 tuần ngắn ngủi này, việc lên kế hoạch và đặt ra mục tiêu sẽ trở thành bản tính tự nhiên thứ 2 của bạn. Bạn xem xét những sự lựa chọn, lựa chọn và bạn sẽ quyết đoán hơn, có nhiều tự tin hơn. Với sự tự tin, bạn thậm chí sẽ trở thành người có khả năng đưa ra quyết định đúng đắn hơn. Bạn cũng sẽ thành thạo hơn trong việc phân biệt những việc khẩn cấp và quan trọng khỏi những việc thú vị những không hợp lý.

Hầu hết mọi người không đặt ra những mục tiêu hàng ngày. Tất nhiên không phải ai cũng viết ra những tác phẩm bất hủ, kiếm được hàng triệu đô la trong kinh doanh bất động sản, trúng cử vào vị trí thị trưởng, bắt đầu được những công việc kinh doanh thành công, nghỉ hưu sớm hay nuôi dạy được những đứa con ngoan có khả năng tự lập tốt. Bạn có thể tiến bộ từng ngày để tạo nên một sự thành công chung của chính bạn. Hãy bắt đầu ngay ngày hôm nay. Để làm chủ thời gian, bạn cần có 1 kế hoạch hành động cụ thể cho từng ngày.

Những kế hoạch được hỗ trợ bởi những hành động quyết đoán

Thiếu những mục tiêu, tham vọng hay định hướng cụ thể, xu hướng chung sẽ là bạn phải bỏ quá nhiều thời gian để làm những công việc nhỏ dễ dàng, không còn đủ thời gian và sức lực cho những công việc lơn hơn, khó khăn hơn và có lẽ cả những dự án quan trọng hơn. Bạn sẽ bắt đầu làm những việc không phù hợp với khả năng của mình. Có bạn còn bỏ phí mất những phần thưởng mà bạn thừa sức đạt được nhưng bạn lại không thấy được. Liệu một số việc có đáng để làm không? Việc gì là khẩn cấp và cần phải được làm ngay? Những hoạt động nào tế nhị về thời gian và những hoạt động nào không? Những nhiệm vụ nào là quan trọng những có thể được lên kế hoạch? Bạn sẽ là người cân nhắc đâu là nhiệm vụ cần ưu tiên. Mục tiêu của bạn không chỉ đơn thuần là làm được nhiều việc mà phải là làm sao để làm được nhiều việc quan trọng. Nhà lãnh đạo các quốc gia Hồi giáo Malcolm X đã từng nói, “Trong mọi vấn đề, giá trị đích thực và sự tôn trọng thời gian là yếu tố quyết định thành công hay thất bại”

Hãy nhận biết những kẻ lãng phí thời gian chuyên nghiệp

Nếu là một thành phần của Hệ thống Master Success, bạn sẽ thường xuyên bị triệu tập để nhận 1 vị trí lãnh đạo. Do vậy, với tư cách của cả người quản lý và 1 ví dụ sống, bạn cần phải biết những loại hình khác nhau của kẻ lãng phí thời gian mà bạn có thể sẽ gặp phải. Từ câu nói của nhà diễn giả Mỹ Benjamin Franklin, “Thời gian đã mất đi là cái không thể lấy lại được”. Charles Dickens đã cảnh báo rằng “Mọi sự trì hoãn đều là kẻ đánh cắp thời gian”

Có những kẻ chẳng làm gì cả. Không làm gì cả là một thái độ chứ không phải là một chương trình xã hội. Những kẻ chẳng làm gì cả không nhất thiết phải thất ngiệp. Họ có thể rất có kỹ năng và tài tình trong việc chẳng làm gì cả. Họ có thể đã tìm được một cách để trà trộn vào các doanh nghiệp, chính phủ hay các viện giáo dục lớn đang hoạt động. Họ có thể đã tìm thấy cho mình một hốc tường hoặc thậm chí còn tự tạo cho mình một vị trí trong đó. Rất nhiều trong số họ là những kẻ có lòng tự trọng được thổi phồng lên và nghĩ rằng họ quá tốt với công việc mà người khác mong muốn họ làm. Họ có thể cảm thấy rằng mình bị đánh giá thấp hơn thực tế và, miễn là họ còn có thể tự cho là như thế, tự cho mình cái quyền làm ít hơn người khác hay không làm gì cả trong khi người khác làm việc.

Có cả những dạng người cầu toàn. Họ thường có vẻ giống những con ong chăm chỉ, thậm chó cản tham công tiêc việc, nhưng ngay cả khi họ nom rất bận rộn, họ chẳng hoàn thành được bao nhiêu. Họ luôn bồn chồn, lo lắng sốt ruột vì những chi tiết nhỏ. Họ là những người không ngừng thu thập thông tin và lên kế hoạch nhưng lại không thể tự đưa ra quyết định. Họ lo lắng về quá nhiều thứ sẽ không bao giờ xảy ra. Đối với những kẻ cầu toàn, họ thích làm những việc nhỏ hơn vì như vậy nếu mắc lỗi thì lỗi đó của họ sẽ nhỏ hơn và do vậy tránh được sự đối chấp hay phê bình. Họ nom có vẻ hơn hẳn những người làm việc, sinh viên, hay những đứa trẻ bình thường khác khi họ không phải là những người đó.

Cả hai loại người chuyên lãng phí thời gian nói trên đều có thể thực hiện tốt hành vi của mình nhưng việc xem xét kỹ lưỡng công việc của họ sẽ làm bộc lộ mọi sự thật. Họ có thể ăn mặc rất đẹp, mang theo những hồ sơ công việc. Nọ trông có vẻ như thuộc vào nhóm những người làm việc chăm chỉ hiệu quả nhưng kỳ thực lại đóng góp được rất ít hoặc thậm chí chẳng đóng góp được gì cho sự tiến bộ của tổ chức. Dĩ nhiên, những kẻ lãng phí thời gian không chỉ có thể được tìm thấy trong môi trường làm việc. Người ta có thể bắt gặp họ ở bất kỳ đâu. Một người giám sát, một giáo viên hay các bậc cha mẹ phải có những mục tiêu tổ chức cụ thể và xem xét mọi việc định kỳ nhằm nhận ra được những kẻ sẽ chẳng bao giờ làm được điều gì

Nói ngắn gọn, những kẻ lãng phí thời gian xung quanh bạn có vẻ như là những kẻ thông minh hơn hẳn những người khác nhưng hãy đừng ghen tị với họ. Những kẻ ăn bám thường có ít bạn bè. Bạn đã chọn một đường khó khăn hơn nhưng cũng vẻ vang hơn nhiều. Đúng vậy, có thể là có những con đường dễ dàng hơn nhưng bạn đã không chọn con đường đó. Bạn phải tự lập. Hãy luôn tự hào là bạn luôn sẵn sàng làm phần việc của mình và thậm chí hơn thế nữa. Bạn có khả năng leo lên vị trí cao. Tư cách của bạn sẽ là xuất sắc.

Những kẻ lãng phí thời gian thường thấy

Hãy là một con người của hành động. Hãy luôn đòi hỏi sự xuất sắc trong mọi nỗ lực cố gắng của bạn. Tuy nhiên, sự tập trung vào những chuẩn mực không thể trong một lĩnh vực chỉ dẫn đến sự không cân bằng trong lĩnh vực khác mà thôi. Để tìm thấy hạnh phúc và sự an bình, bạn cần phải cân bằng mọi lĩnh vực trong cuộc sống. Nếu bạn tự hành hạ mình trong đội vật của trường hay trong vai trò của một người đững đầu đội cổ vũ, những ưu tiên của bạn đã bị đặt nhầm chỗ. Nếu lúc nào bạn cũng làm việc tới tận 10h đêm để được thăng tiến và lờ đi gia đình mình, những lợi ích tiền mặt kinh tế sẽ không xứng với những mất mát trong cuộc sống gia đình của bạn. Nếu những ưu tiên của bạn bị sắp xếp sai, bạn sẽ chỉ lãng phí thời gian. Nhà thơ Đức Johann Wolfgang von Goethe đã nói, “Không bao giờ nên phó mặc những gì có ý nghĩa nhất cho những gì ít ý nghĩa nhất”.

Những lợi ích của việc thu xếp thời gian

Nếu bạn đang sắp xếp những ngày làm việc của bạn theo cách thức viết ra những công việc cần làm và đọc nó hàng ngày, bạn là người duy nhất trong 100 người biết cách tổ chức mọi việc hơn 99 người còn lại. Hãy tự hào với chính bạn vì đã có sự lựa chọn rất quan trọng đó. Golda Mier, cựu Thủ tướng Israeli, người đã đem lại nhiều tự do cho cho khu vực Trung Đông, đã nói “Tôi phải làm chủ chiếc đồng hồ chứ không thể để nó làm chủ mình”

Để hiểu cách làm chủ thời gian, hãy tiếp tục xem xét xem bạn đang sử dung thời gian của mình hiệu quả như thế nào. Ví dụ, nếu bạn là một người Mỹ trưởng thành bình thường, bạn đang bỏ 4 giờ mỗi ngày để xem tivi. Đó có phải là cuộc sống mà bạn mong muốn? Liệu bạn có thể lên kế hoạch cho việc xem tivi của mình sao cho bạn chỉ xem những chương trình mà bạn thích không? Bây giờ chúng ta có Internet, một phương tiện nghiên cứu và giải trí tuyệt vời nhưng cũng làm tiêu tốn khac nhiều thời gian của bạn.

Làm thế nào để các quan hệ cá nhân, quan hệ gia đình và xã hội của bạn được lợi từ thời gian dôi ra của bạn?

Đừng tập cho mình thói quen ngủ ít. Bạn có thể thấy một vài người chỉ ngủ 3-5 tiếng một đêmDon’t get into the bad habit of giving up your sleep time. You will find some people who claim to get only 3-5 hours of sleep per night. Tuy nhiên, việc xem bản tin lúc 4 giờ sáng và rồi cả ngày mơ mơ màng màng và hay cáu bẳn vì ngủ ít sẽ không đem lại một cuộc sống thành công. Ngủ là sự tái khôi phục. Đối với đại đa số người, việc ngủ ít hơn 7-8 tiếng một ngày là một thói quen không nên tập. Việc ngủ ít đi có thể sẽ làm cho bạn gàn giở, yếu đuối, ốm yếu và thậm chí già đi trước tuổi.

Việc lãng phí thời gian là một sự lựa chọn

Nhiều người không muốn lên kế hoạch vì họ không thích sự thay đổi. Họ không muốn lựa chọn và tránh nó sẽ là lựa chọn của họ và thường đó là sự lựa chọn không hay. Họ không muốn làm những gì có nguy cơ gây nên sự thất vọng, phản đối hay thất bại. Một lần nữa, một vài người lại lười. Những người khác sẽ lại chỉ thích gắn mình với những hoạt động chẳng tốn suy nghĩ, lãng phí thời gian để khỏi phải đối mặt với những tình huống cuộc sống phức tạp như có những mối quan hệ không tốt, con hư, hay những vấn đề tiền nong hay cảm xúc cá nhân. Trong danh sách dưới đây là những kẻ dưới lớp vỏ bọc là những nhà cải cách hăng hái, lúc nào cũng tham gia vào chuyện của người khác để không phải đối mặt với chuyện của chính mình. Họ có thể biện hộ cho việc tự để cho cuộc sống của mình trôi đi trong khi cứ tham gia vào hết việc của người này đến việc của người khác.

Một khi bạn làm chủ thời gian bạn sẽ trở nên khác biệt. Bạn sẽ làm gì với thời gian dư thừa của mình? Tự cải thiện bản thân mình hay giúp đỡ người khác? Cho người khác thời gian của bạn, đó sẽ là một món quà quý giá. Hãy bắt đầu với người gần gũi với bạn nhất.

Bạn không chỉ sẽ hành động mà còn phải hành động đúng. Khi bạn lên kế hoạch, tổ chức hay lựa chọn, hãy nhớ những dòng chữ này của Tiến sỹ Martin Luther King, người đấu tranh cho các quyền công dân Mỹ, “Thời gian luôn là phù hợp để làm những công việc phù hợp”

Trở nên có tổ chức

Người Ba Tư cũ có câu nói, “May mắn mê mẩn với hiệu quả”. Hãy trở nên có tổ chức. Mọi người đều tôn trọng sự có tổ chức. Có tổ chức, bạn sẽ thấy mình ít bị căng thẳng hơn với nhiều khoảng trống, thời gian và tiền bạc hơn. Điều cốt lõi của việc có tổ chức lại nằm chính ở việc tạo lập mục tiêu và lên kế hoạch. Biết những gì bạn muốn. Đặt ra những ưu tiên. Bảo vệ thời gian làm việc của bạn. Loại bỏ mọi sự ngưng trệ. Làm việc với thái độ tích cực và đừng bị phân tán bởi việc cãi lộn hay những việc xã hội khác.

Nhưng có một cái giá đối với thời gian và sở thích của bạn. Hãy bỏ thời gian làm những việc mà bạn muốn. Bạn có thể để người khác làm những việc nhỏ nào khác để bản thân mình có thể tập trung hơn cho những công việc ưu tiên cao hơn? Bạn có thể sẽ thấy việc thuê người khác làm những công việc đơn giản cho mình không phải là một chi phí mà là một sự đầu tư tồn kém nhưng có hiệu quả. Nếu bạn không muốn làm những công việc như trông nhà, hãy thuê dịch vụ lau dọn nhà cửa. Nếu bạn không muốn làm công việc cắt cỏ, hãy thuê người làm việc đó. Trong hầu hết các lĩnh vực, bạn có thể tìm thấy những nhà cung cấp dịch vụ từ việc cho chó đi dạo đến việc giao tận tay các sản phẩm rau quả và đi chợ hộ.

Thế còn tình hình công việc của bạn thì sao? Nếu bạn liên tục bị ngưng trệ và sa lầy trong những công việc thường ngày, bạn sẽ có lợi khi thuê một người thư ký hay trợ lý cá nhân. Nếu bạn làm một dự án lớn, việc thuê những người làm công tạm thời là điều có lý do để làm. Việc thuê nhân lực ngoại lệ sẽ cho bạn và công ty của bạn những sự chia sẻ lâu dài. Nếu bạn thấy được một người nhân công làm việc chăm chỉ với một cá tính dễ chịu ở 1 cửa hiệu băng đĩa, một trạm chuyển phát, nhà băng hay bất kỳ nơi đâu, đó có thể là người mà bạn muốn thuê. Hãy đưa cho họ cuốn Nguyên tắc hành động và xem họ làm tốt như thế nào. Sau đó, hãy xem đống công việc của bạn sẽ giảm bớt, hiệu quả tăng lên hay cả hai.

Bạn sống trong một thế giới đầy những điều kỳ diệu của công nghệ. Bạn phải có một cái máy tính và có lẽ cả một cái điện thoại di động. Hãy tìm kiếm những vật dụng khác có thể làm cho cuộc sống và công việc của bạn dễ dàng hơn. Bạn có thể làm lợi từ chương trình thời gian biểu trên máy tính của bạn, từ máy chụp ảnh kỹ thuật số, máy fax hoặc máy thu âm mini không?

Là một người có tổ chức bạn sẽ thấy mỗi lúc mình đang làm một việc. Bạn sẽ biết chắc mình phải làm gì trước khi bắt đầu công việc của mình để bạn không lãng phí thời gian làm những việc không đúng. Mục tiêu của bạn là bỏ ra đủ thời gian để làm những việc hợp lý ngay từ đầu. Nhà thơ người Mỹ Henry Wadsworth Longfellow đã viết, “Làm một việc hợp lý mất ít thời gian hơn là giải thích tại sao bạn làm sai nó”.

Học cách nói không

Bạn có đang kiểm soát cuộc sống của chính mình? Hay cuộc sống của bạn đang bị cha mẹ, con cái, bạn tình, sếp, người giúp việc, bạn bè, tivi hay những nghiện ngập kiểm soát? Có rất nhiều người, nơi chốn và việc thi nhau giành lấy thời gian của bạn. Bạn muốn làm gì và phải làm gi? Danh sách những công việc cần làm hàng ngày sẽ cho bạn khả năng dành ưu tiên cho người nào và hoạt động nào trong cuộc sống của bạn và do đó bạn có thể đầu tư thời gian hợp lý theo đó.

Bạn muốn giúp gia đình và bạn bè. Bạn không nhất thiết phải trở thành người hầu của họ. Liệu một vài người khách có đáng để bạn làm nhiều việc cho họ thế không? Hãy tránh những gì có thể làm tiêu tốn thời gian của bạn và không mang bạn đến gần hơn mục tiêu của mình.

Hãy mang theo thời lịch trình làm việc của bạn đến các cuộc hẹn. Hãy bảo vệ lịch trình đó, những mục tiêu của bạn và danh sách những việc cần làm của bạn. Nếu bạn có thể tránh điều này thì đừng nói, “Tôi sẽ trở lại với bạn”. Việc này sẽ tạo những ràng buộc trong tương lai và nhiêu hơn nữa những công việc. Nếu bạn có thể quyết định ngay tại thời điểm đó thì hãy làm như thế. Nếu bạn có quyền, hãy cân nhắc việc tham gia của mình đối với những dự án mới trước khi đồng ý với nó. Hãy chuẩn bị với những yêu cầu phát sinh từ thời gian và nguồn lực của bạn. Liệu công việc đó có phù hợp với những ưu tiên và kỹ năng của bạn không? Liệu công việc mới có ảnh hưởng tới lượng công việc hiện tại của bạn không? Bạn có hiểu những yêu cầu cụ thể của công việc của bạn không? Liệu những trông đợi về thời gian và chất lượng công việc có thực tế không? Thời điểm tốt nhất để đối mặt với những vấn đề tiềm ẩn là trước khi bạn nhận trách nhiệm làm nó.

Hãy can ngăn mọi người để họ không xen vào và làm phiền công việc của bạn. Nếu bạn có thư ký hay người trợ lý, họ sẽ là người nhận tin nhắn và thu sếp các cuộc hẹn cho bạn. Thư thoại và thư email sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian làm việc của mình. Hãy chắc chắn là bạn có đủ năng lực, thời gian và nguồn lực để hoàn thành những yêu cầu trước khi chấp nhận chúng và cho phép chúng ảnh hưởng đến những công việc hiện tại của bạn.

Làm thế nào để giao phó công việc

Bạn làm được nhiều việc nhưng bạn có thể sẽ làm được nhiều hơn khi có thêm người giúp bạn. Dù bạn có là người đứng đầu gia đình, công ty hay đội bóng nào hay không, bạn cũng phải nên có thể giao việc cho người khác. Giao việc có nghĩa là giao trách nhiệm cho người khác. Việc đó giúp bạn tập trung hơn vào những việc bạn có thể làm tốt nhất và cho phép bạn suy nghĩ, lên kế hoạch và cải thiện hiệu quả làm việc của cả nhóm. Bạn giao việc cũng phải có hiệu quả về thời gian và chi phí cho người được giao việc. Bạn cũng nên giao việc cho người có khả năng làm tốt hơn bạn.

Đây là một vài gợi ý cho việc giao việc để đem lại hiệu quả:

• Giao đúng việc đúng người.
• Giải thích càng chi tiết càng tốt về những trông đợi của bạn đối với kết quả công việc đó.
• Gia hạn ngày yêu cầu công việc phải được hoàn thành.
• Hãy đảm bảo họ có đủ thời gian và nguồn lực để hoàn thành công việc.
• Yêu cầu người đó tận tâm với trách nhiệm công việc.
• Khuyến khích họ có những phản hồi nếu có vấn đề nảy sinh.
• Đảm bảo là người đó nắm chắc được công việc và ngày phải hoàn thành nó.
• Lên lịch thời gian và biện pháp kiểm tra và cập nhật thông tin.
• Hãy nói “Cảm ơn”
• Hãy theo dõi.

Làm thế nào để thu xếp các dự án

Giống như những gì bạn đã lên kế hoạch, bạn nên biến những mục tiêu của mình thành những dự án nhỏ có thể thu xếp được. Bạn sẽ thực hiện chúng bằng cách tự trả lời những câu hỏi sau:

• Chính xác thì việc gì cần phải được làm?
• Dự án đó quan trọng với bạn và công ty của bạn như thế nào?
• Ai chịu trách nhiệm cho dự án đó? Có hạn chót để hoàn thành hay không? Có ngày bắt đầu hay không?
• Thời gian dự kiến để hoàn thành dự án là như thế nào?
• Nó sẽ tốn kém như thế nào và bạn có đủ nguồn lực không?
• Ngoài tiền, nó cần những nguồn lực nào khác và bạn có những nguốn lực đó không?
• Đánh giá thành công như thế nào?
• Những dự án nào sẽ phải tạm ngừng lại để hoàn thành dự án này?
• Những lựa chọn cho việc hoàn thành dự án này là như thế nào? Mình có thể trao đổi lấy ý kiến từ ai? Mình có thể giao phó công việc cho những ai?

Theo Tầm nhìn