Kiểm soát sức lực (phần 3): Để phát huy trí tuệ tối đa

Harvard Business Review T10/07

Tác giả: Tony Shwartz

Người dịch: Ngô Thị Thu Hà

(FLI) Khi phải đối mặt với những đòi hỏi ngày càng cao, nhiều nhà quản trị giải quyết bằng cách cố gắng thực hiện nhiều việc cùng một lúc. Trên thực tế, chính điều đó lại làm giảm năng suất làm việc. Bạn nên biết: Nếu phải chuyến hướng chú ý liên tục từ công việc này sang công việc khác – ví dụ như dừng một công việc cần tập trung lại để trả lời thư hoặc gọi một cuộc điện thoại – sẽ làm tăng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc ban đầu khoảng 25%, hiện tượng này được xem như là “xoay thời gian”. Tốt nhất hãy hoàn toàn tập trung vào một công việc trong khoảng 90 đến 120 phút, sau đó nghỉ ngơi thật sự, rồi lại tiếp tục tập trung vào công việc tiếp theo. Hãy liên tưởng khoảng thời gian này như là giai đoạn nước rút tuần hoàn.

Bạn cần biết được thực chất, bạn phải cố gắng nhiều như thế nào để tập trung, thì mới có thể hình thành nên những thói quen giúp giảm sự gián đoạn thường xuyên mà công nghệ gây ra cho cuộc sống. Qua một bài tập về sự phân tán, buộc các học viên phải hoàn thành một nhiệm vụ phức tạp và thường xuyên bị cắt ngang, mọi người đều nói rằng họ có cảm giác như họ đang làm những công vịêc hàng ngày của mình.

Dan Cluna, phó chủ tịch tại Wachovia đã rèn luyện hai thói quen để tập trung tốt hơn. Thói quen thứ nhất là rời bàn làm việc và đến phòng hội thảo, tránh xa mọi cuộc điện thoại và thư từ bất cứ khi nào anh có một nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung. Bây giờ anh có thể hoàn thành những bản báo cáo chỉ với 1/3 thời gian so với trước đây. Thói quen thứ hai liên quan tới những cuộc họp. Trước đây anh thường trả lời điện thoại bất cứ khi nào chuông kêu trong suốt các cuộc họp. Kết quả là các cuộc họp dự trù kéo dài khoảng 1 giờ thì bị kéo dài đến tận 2 giờ, và mọi người hiếm khi thấy anh hoàn toàn tập trung vào các nội dung. Bây giờ Cluna đã cài đặt chế độ thư thoại để anh có thể hoàn toàn tập trung vào người đối diện, và trả lời những cuộc điện thoại được dồn lại vào thời gian giải lao giữa các cuộc họp.

Tương tự như Dan Cluna, Wanner – nhân viên của E&Y đã từng trả lời mail bất cứ lúc nào anh nghe thấy tiếng “ping”. Sau đó, anh tập thói quen kiểm tra thư chỉ 2 lần một ngày vào lúc 10.15 sáng và 2.30 chiều. Nếu như trước đây anh không thể bắt kịp hết những thông tin gửi đến thì bây giờ anh có thể dọn sạch hòm thư mỗi khi mở nó – đấy chính là kết quả của việc hoàn toàn tập trung vào thư từ trong khoảng 45 phút. Anh cũng thông báo với tất cả những người trước đây anh thường xuyên liên lạc bằng email, thay vì gửi mail, hãy gọi điện khi có việc khẩn cấp. 9 tháng sau anh không nhận được một cuộc gọi nào như vậy.

Bắt đầu một kỳ làm việc, Micheal Henke – lãnh đạo cấp cao tại E&Y thông báo với nhóm rằng tại những thời gian nhất định trong ngày ông sẽ tắt máy điện thoại. Do vậy ông sẽ có ít thời gian hơn để trả lời các câu hỏi của họ. Ông yêu cầu mọi người chỉ gọi khi có tình huống khẩn cấp xảy ra. Ông cũng khuyến khích các nhân viên của mình nghỉ giải lao và đi ăn cùng nhau thường xuyên hơn. Họ kết thúc mùa bận rộn của mình với lượng lợi nhuận cao hơn các nhóm không tham gia chương trình tái tạo năng lượng. “Chúng tôi hoàn thành cùng một lượng công việc trong khoảng thời gian ngắn hơn”, Henke nói.

Một phương pháp khác để huy động sức mạnh tinh thần là tập trung có hệ thống vào các hoạt động có tác dụng đòn bẩy lâu dài nhất. Nếu không chủ động sắp xếp thời gian cho những công việc khó khăn, bạn có xu hướng không hoàn thành công việc hoặc gấp rút thực hiện chúng vào những giây phút cuối. Thói quen tập trung hiệu quả nhất mà các nhà quản trị thực hành, đó là mỗi tối xác định nhiệm vụ nào là quan trọng nhất cho ngày mai và dành sự ưu tiên giải quyết công việc đó vào buổi sáng. Giống như nhiều người vẫn thường làm, Jean LucDuquensne, phó chủ tịch của Sony Europe tại Paris từng có thói quen trả lời thư ngay khi đến công ty. Nhưng bây giờ anh cố gắng tập trung những giờ phút đầu tiên của ngày làm việc vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Và mỗi khi thức dậy vào lúc 10h sáng anh lại có cảm giác như mình vừa trải qua một ngày làm việc hiệu quả.

Gửi phản hồi

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: